ジタソク

会社のCopilotにPDFの要約を頼んだら、前のチャットやメールから推測した話が混ざりました。主な原因は、同じチャットの続きだと前の会話も渡ることと、「記憶」の機能です。新しいチャットで「資料だけで」と一文添えて頼む方法を、実際に効いた一文つきでまとめました。改良版の効き目は未検証です。

「その数字の根拠は？」と聞かれて詰まるのは、資料に穴があるからです。想定質問をAIに出させるなら、答えまで書かせてはいけません。試しに書かせたら、資料にない単価や体制を「決まったこと」として答えに書いてきました。先に「書かれていない情報」を洗い出させ、聞き手の立場別に質問を出させて3つに仕分け、根拠がない分だけ資料を直す。コピペで使える指示文と、付録スライドにつなぐ手順まで。

持ち時間10分なのに資料は20枚。どれも必要に見えて削れない——という人へ。本命は「スライドをまたいだ重複」です。同じ主張・同じ数字が2枚以上に散っている状態は、自分では気づけないのにAIならテキストだけで拾えます。発表時間・重複・結論に効かないスライド・統合できる連番・付録行きの5観点の指示文テンプレと、非表示スライド＋セクション＋リハーサルで答え合わせする手順まで。

会議が終わらないのは話し合いが下手だからではなく、決め方が決まっていないから。AIにアジェンダを作らせるとき、「この会議で決めること」と「決めないこと」、そして「誰が決めるか」を先に書かせる方法をまとめました。コピペで使えるプロンプト2本つき。

合計行の直前に1行足したのに、SUMの範囲は広がっていない。緑の三角も出ない。この「合計に入っていない行」をAIに見つけてもらう方法。ふつうにコピペすると数式が渡らないので、「数式の表示」をオンにしてもう一度コピーする2段構えが肝。合計欄・単位・数式・隠し行・シート間の5観点の指示文テンプレと、Excelの数式監査で自分の目で確かめる手順まで。

Wordの表記ゆれチェックをかけたのに、提出後にミスが出るのはなぜか。校閲機能は「その1文」は見るが「10ページ前との食い違い」は見ないから。参照切れ・文体・用語・数字の5観点を、AIに一覧で出させて自分で直す手順とコピペ用プロンプト。

Wordの白紙で固まる時間を、まるごと削れます。有料アドインなしで、Claudeなどの無料チャットに箇条書きメモを渡し、たたき台づくり・要約・言い換え・トーン調整・見出しや体裁づくりまでを任せてWordに貼るやり方。数字の創作やAIっぽさを消す推敲のコツも。Excel編の姉妹記事つき。

英文メールは日本語を訳すのではなく「英語の型に置き換える」。お世話になっております・よろしくお願いしますの置き換え5パターン、丁寧さ3段階の指示の出し方、依頼・催促・断り・謝罪の英語慣行、そして送信前の逆翻訳チェックまで。コピペ用プロンプト3本つき。

(株)と㈱と（株）が混在、日付は2024年1月1日と1/1がバラバラ、全角半角もぐちゃぐちゃ——。関数を覚えなくても、Excelの表をコピペしてAIに「揃えて」と頼むだけで整います。表記ゆれ・日付・単位・名寄せの整形パターンと、データを壊さない安全な頼み方テンプレ、失敗談つき。